Pasos para conectar tu MSProject 2016 mediante OData

19/12/2016
Teresa Berzosa

Un tema muy recurrente en el mundo de BI son las formas de conectar diferentes bases de datos a nuestros programas de BI. Este artículo se concentra específicamente en como conectar tu base de datos MSProject 2016 ( Project Online) mediante el protocolo OData a un archivo de Excel o directamente a tu software de BI.

¿Qué es Project Online?

Project Online es una solución en línea flexible para la administración de cartera de proyectos (PPM) y el trabajo cotidiano. Project Online, que se suministra con Office 365, ofrece prácticas capacidades de administración de proyectos para planear, priorizar y administrar proyectos e inversiones de carteras de proyectos prácticamente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Project Online lo pueden usar gestores, administradores y visores de carteras, administradores de recursos y proyectos, y jefes y miembros de equipo.

Project Online está disponible en tres planes: Project Online Essentials, Project Online Professional y Project Online Premium.

Project Online se basa en SharePoint Online y sigue la misma directiva de copia de seguridad de datos que SharePoint.

Mediante el protocolo WebDav podemos navegar por la estructura de SharePoint desde una ventana de explorador de Windows e incluso poder manejar ficheros de bibliotecas, podemos subir y descargar ficheros de forma sencilla como si fuera una carpeta normal de nuestro disco duro.

PASOS:

1. Necesitas crear un Map Network Drive con la dirección web de tu Sharepoint Online. Para esto:

  • Accedemos a una de las bibliotecas de documentos de nuestro sito (en este caso, se trata de una biblioteca de un sitio de SharePoint Online) y copiamos la Url de acceso a la misma.

Ej. https://tu-server.sharepoint.com/Sites/pwa/

  • Nos vamos al explorador de Windows de nuestro PC, seleccionamos “Equipo” y luego la opción “Conectar a unidad de red…”.
  • En la siguiente pantalla, simplemente pegamos la Url de la biblioteca y quitamos los checks relativos a las opciones de conexión. Pulsamos “Finalizar”.

MSProject 2016 mediante OData Mind Analytics
MSProject 2016 mediante OData 2 Mind Analytics

Nota: En el caso en el que obtengáis error en la conexión, seguramente se soluciones agregando el sitio de SharePoint como sitio de confianza en Internet Explorer.

2. Una vez creada la unidad WebDav de tu Sharepoint Online. Utilizaremos el protocolo OData para descargar nuestra base de datos en un fichero de Excel.

Nota II: No es necesario la creación de un WebDav para conectar la información mediante OData a Excel. Yo lo recomiendo porqué la descarga de información es más fiable y estable.

¿Qué es OData?

OData es un protocolo web abierto para realizar consultas y actualizar datos. Utiliza un enfoque RESTful para devolver datos de recursos en el web. Es decir, utilizar un URI con parámetros de consulta para obtener información acerca de un recurso específico.

En el caso de Servicios de Excel, utilice OData para obtener información acerca de las tablas (incluidas las tablas de consulta) en un libro que está almacenado en una biblioteca de SharePoint. El servicio de OData devuelve los datos solicitados en el en el formato Atom XML.

SharePoint expone cada libro como un recurso independiente que puede solicitar información de. En esta versión de SharePoint Server, sólo puede obtener los datos de las tablas del libro.

Para obtener datos desde un libro de Excel, construir una dirección URL que señala al libro y que especifica los datos que desea obtener en el libro y cómo organizar los datos. Por ejemplo, para obtener información acerca de la Tabla1 en un libro denominado ProductSales.xlsx que se almacena en una biblioteca de SharePoint en una carpeta que se denomina documentos, utilizaría una dirección URL como sigue:

http://<serverName>/_vti_bin/ExcelRest.aspx/Documents/ProductSales.xlsx/OData/Table1

3. Revisamos que nuestros usuarios en Project Server tengan los permisos necesarios para poder descargar los datos.

En el modo de permiso de SharePoint predeterminado, no todos los usuarios de Project Web App tienen acceso a la fuente OData. Solo los usuarios de los grupos siguientes tienen acceso: Los visores de carteras, jefes de cartera de proyectos y administradores. No se puede administrar el acceso para entidades individuales en la fuente OData. Es decir, si un usuario tiene acceso al servicio OData, puede obtener los datos de informes que se publican para todos los proyectos, recursos, tareas y otras entidades.

Puede obtener acceso al servicio ProjectData a través de una dirección URL de Project Web App. La estructura XML del EDM está disponible desde el punto de conexión http://<pwa_site>/_api/ProjectData/$metadata (ejemplo: http://contoso.com/sites/pwa/_api/ProjectData/$metadata). Para ver una fuente que contiene la colección de proyectos, por ejemplo, puede usar la siguiente consulta de REST en un explorador: http://<pwa_site>/_api/ProjectData/Projects. Al ver el origen de la página web en el explorador, verá los datos XML para cada proyecto con las propiedades del tipo de entidad Project que el servicio ProjectData expone.

4. Abrimos Excel y creamos nuestro modelo de datos y procedemos a descargar las tablas que necesitamos.

Para importar datos a Excel mediante una fuente de datos OData

a) Abra Microsoft Excel.

b)Seleccione Libro en blanco para crear un libro.

c) En la pestaña Datos, elija el grupo Obtener datos externos, seleccione De otros orígenes y, a continuación, elija De la fuente de datos OData.

– Se abrirá el Asistente para la conexión de datos.
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d)  En la página Conectar con el servidor de la base de datos, en el cuadro Ubicación de la fuente de datos, especifique la dirección del sitio web (URL) de la fuente de datos.

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e)  En la sección Credenciales de inicio de sesión, siga uno de estos pasos:
– Elija Usar la información de inicio de sesión de la persona que abre este archivo y, a continuación, seleccione el botón Siguiente.
– Elija Usar este nombre y contraseña, especifique un nombre de usuario y una contraseña y, a continuación, seleccione el botón Siguiente.

f) En la página Seleccionar tablas, elija las tablas de las cuales queremos descargar la información. A continuación, seleccione el botón Siguiente.

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g) En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar, seleccione el botón Finalizar.

5. Y listo ya podemos descargar nuestra base de datos proveniente de Project Server a Excel. Desde este punto es enlazar nuestro archivo de Excel a la plataforma de BI en la que estemos trabajando (Ejemplo: QlikView o QlikSense).

Esperamos que os haya sido de utilidad este artículo, comentarnos cualquier opinión o duda al respecto.

Autor: Pablo Gómez

Happy Analizing!